Ting I skal tænke over, før I vælger tid og sted for generalforsamling

Hvert eneste år sidder bestyrelser i ejerforeninger og andelsboligforeninger med det samme spørgsmål: Hvilken dag skal vi holde årets generalforsamling?

Alle foreninger vil jo gerne have, at så mange medlemmer som muligt deltager. Og ofte bruger bestyrelserne mange kræfter på at diskutere den bedste dag og tid.

Her er vores tips til det, I bør tænke over.

Hold fast i traditionerne

De foreninger, vi ser, hvor der kommer flest til generalforsamlingerne, er dem, der har fået skabt nogle traditioner.

Det kan være foreningen, der holder den en fredag tidlig eftermiddag og har en årlig fredagsbar bagefter.

Foreningen, der spiser smørrebrød sammen efter forsamlingen.

Eller det kan være så simpelt som foreningen, der bare altid holder den samme dag og tid, hvert år.

Traditioner hjælper.

Ram uden om sport, tv-shows og events

Vi har set det masser af gange.

Der er masser af kaffe. Masser af glimrende kage. Men bordet er ikke engang halvt fyldt. Og gennem væggene kan man høre, at folk sidder hjemme og ser landskamp.

Vi kender ikke mange, der siger, at de ikke gider at deltage i generalforsamlinger.

Men vi kender mange, der alligevel ikke kommer.

Det skyldes næsten altid, at der bare er noget andet, der trækker mere den dag.

Det er jo hurtigt et årsværk, hvis man skal gennemgå alle arrangementer, kampe og events på hver mulig dato. Derfor er vores simple praktiske råd:

Læg generalforsamlingen sidst på eftermiddagen eller tidlig aften.

Så clasher den mindst muligt med sport og events.

Og det er nemmere for folk at prioritere generalforsamlingen, hvis de blot skal gå direkte fra arbejde, end hvis de misser koncerten, showet eller håndboldkampen senere på aftenen.

Administratoren skal tænkes ind

Og så er der os selv.

I BOLIQ er vores styrke jo, at I får en fast administrator til jeres forening. Men ingen styrker uden en lille svaghed: Vi kan ikke klone os selv.

Da vi hver især sidder med flere foreninger, skal I derfor lige sikre, at vi ikke allerede er booket, inden i begynder at lade en dato sive.

Og da vi ofte har flere generalforsamlinger samme dag, skal I også lige snakke med os om tiderne, der er sat af. Så alt er realistisk.

Vi hjælper selvfølgelig med det hele. Og for dem, der lader os stå for det, så skal vi nok tage styringen på det.

Og så er der endelig formalia

Når I sidder og leder efter datoer, så husk at en generalforsamling skal indkaldes jf. foreningens vedtægter, som ofte er 2-4 uger før.

Og skal vi stå for indkaldelsen, så skal vi også kunne nå at lave indkaldelsen, sikre at dagsordenen er korrekt – og have regnskabet klart.

BOLIQ har arbejdet med ejendomsadministration siden 2007. Vi har prøvet det meste – også det, der ikke gik helt efter planen. Den erfaring deler vi her i vores blog, så andre kan slippe for at lære det hele på den hårde måde.